תכנון אירועים – נקודות מפתח שעליך לדעת

כאשר מתכננים אירוע, אתה צריך למצוא מקום. השלב הראשון הוא לבצע חיפוש בגוגל או ליצור גיליון אלקטרוני שיעזור לך לצמצם את האפשרויות שלך. ברגע שאתה יודע מה אתה מחפש, אתה יכול לשלוח או להתקשר למקומות. בדרך זו תהיה לך רשימה מוצקה לעבוד ממנה.

מהו תכנון אירועים?

ניתן לתאר תכנון אירועים כתהליך של ארגון וביצוע אירוע. תהליך התכנון מתחיל בהגדרת מטרת האירוע ומטרתו. מטרה חיונית מכיוון שהיא שומרת על מיקוד תהליך התכנון ועוזרת למדוד הצלחה. היעדים יכולים לנוע בין בניית מודעות למותג להפקת הכנסות להפגיש קהילה.

אירועים הם לעתים קרובות יצרני כסף ענק עבור חברות. בממוצע, ארגונים מצליחים מקצים 25 אחוז מתקציב השיווק שלהם ב-2ב לאירועים. זהו סכום כסף משמעותי, ומתכנני אירועים ומשווקים חייבים לעבוד יחד כדי למקסם את ההחזר על ההשקעה באירועים שלהם. זהו היבט חיוני של תכנון האירוע כי זה יכול לעזור להפוך אירוע למרכז רווח.

מתכנן אירועים עובד בשיתוף פעולה הדוק עם לקוח כדי להבין את מטרת האירוע. לאחר שהמטרה ברורה, המתכנן יתכנן את זמן האירוע ומיקומו, ייצור לוח זמנים, בחר ספקי שירות ויעריך עלויות. בנוסף, הם ירכזו הסעות ולינה לאורחים. מתכנן אירועים טוב יוכל ליצור אירוע העונה על צרכי הלקוח ומהנה לכל המעורבים.

כשמדובר למשוך את אח'מים הנכון, תכנון האירוע הוא חיוני. חברים יכולים לנוע בין דוברים מרכזיים לנכבדים. ככזה, הם צריכים להיות מוזמנים מוקדם בתהליך התכנון. בנוסף, יש לספק שירותים וציוד.

מהי מטרת תכנון האירוע?

לפני תחילת תהליך התכנון, חשוב להגדיר את מטרת האירוע. ישנן מטרות רבות לאירועים, כולל העלאת המודעות למטרה, איסוף תרומות או משיכת אורחים. הידיעה מה מטרת האירוע תעזור לכם להישאר ממוקדים ולהימנע מבזבוז זמן ומשאבים. כל החלטה שתקבלו צריכה להתייחס למטרה המנחה הזו, וכל דולר שהוצא אמור לעזור לכם לעמוד ביעדים שלכם.

כאשר מתכננים אירוע, חשוב לשקול תקציב. תקציב יכול לעזור לך ליצור רעיונות במסגרת תקציב ריאלי, ויאפשר לך להתאים מחדש את התוכניות שלך לפי הצורך כדי להוזיל את העלויות. יש לקחת בחשבון את עלות המקום, כמו גם ביטוח והשכרה. עלות המזון והמשקה היא שיקול נוסף. למרות שזה אולי נראה מטופש, עלות הפריטים הללו תשפיע על מספר האנשים שישתתפו באירוע.

אם אתם מתכננים לקיים אירוע גדול עם פעילויות רבות ושונות, תזדקקו לרשימת ביקורת מאורגנת היטב כדי לעקוב אחר הפרטים הרבים. זה יכול גם לעזור להשתמש בתוכנת ניהול פרויקטים מקוונת כדי לעזור לך לייעל את התהליך. מעקב אחר משימות ומועדים שונים בגיליון אלקטרוני הוא שיטה שימושית נוספת.

זיהוי קהל היעד הוא שלב מפתח נוסף בתהליך התכנון. הכרת קהל היעד שלך תעזור לך לקבוע כיצד להתאים את האירוע שלך לתחומי העניין והצרכים שלהם. יצירת תוכן מושך מבחינה ויזואלית תעזור למשתתפים פוטנציאליים להתרגש מהאירוע. זה יכול להוביל לנוכחות מוגברת ולייצר עניין מאנשים שאחרת לא היו משתתפים.

כיצד לבחור מתכנן אירועים?

בבחירת מתכנן אירועים, ישנם גורמים רבים שיש לקחת בחשבון. השיקול הראשון הוא האם אתה תואם למתכנן. המתכנן צריך לעבוד עם החזון שלך לאירוע, ואתה אמור להיות מסוגל לתקשר איתם ביעילות. כמו כן, וודא שהם יכולים להתמודד עם שינויים ברגע האחרון ולהסתגל לכל שינוי משפטי. אתה יכול לבקש הפניות ולראות את התיקים שלהם לאירועי עבר.

הדבר השני שיש לקחת בחשבון הוא כמה כוח אתה רוצה לתת למתכנן האירועים. חלק מתכנני האירועים עובדים באופן פסיבי ומאפשרים לך לקבל החלטות, בעוד שאחרים לוקחים על עצמם את האחריות לפקח על האירוע. הראשון הוא בחירה טובה עבור אנשים שלא אכפת להם לעשות את עבודת הרגליים, ואילו האחרון אידיאלי אם אתה רוצה שליטה מלאה באירוע.

אם אתה רוצה לשכור מתכנן אירועים, וודא שיש לך תקציב ברור. הקפד לתקצב כ -10% מתקציב האירוע הכולל שלך, כך שתוכל לכסות עלויות בלתי צפויות. אתה צריך גם לקבל מושג ברור לגבי הנושא והפורמט שאתה רוצה לאירוע שלך. אם אתם מתכננים כנס או אירוע חברה, ודא המתכנן שלך יש תוכנית ניהול אירוע מוצק במקום.

ציר הזמן לאירוע הוא גם גורם חשוב. ככל שיש לך יותר זמן לתכנון, כן ייטב. ציר זמן ארוך יותר יעזור לך לחסוך כסף בשירותים ופריטים אחרים.